许多在企业界工作的人至少需要对微软Excel略知一二。也许你只是在简历上表明你擅长Excel，因为这感觉像是你需要写的东西之一。然而，当你真的需要创建一个电子表格的时候，那就是你真正需要学习软件的来龙去路的时候。

　　广告

　　Microsoft Excel实际上很容易上手。然而，手动输入数据，一次输入一个单元格，可能会变得乏味，而且你不想让你的老板意识到你不知道使用Excel的第一件事。微软Excel有一些有用的快捷方式，比如知道哪些键可以让你复制粘贴，并高亮显示某些单元格以使数据更加弹出。这些应该足以让你开始工作，但你可以通过了解一些经常未被充分利用的功能将你的Excel知识提升到一个新的水平。

　　有了这些功能，你可能会意识到Excel在工作场所之外还有无数其他应用。你甚至可能会发现它是如此有趣，以至于你用它来预算你的财务或制作有趣的图表来娱乐自己。其中一些功能是相当新的，所以从入门开始，从新手变成使用Microsoft Excel的专家。

　　广告

　　Microsoft Excel有几个意想不到的用途，比如帮你解数独。然而，实际上每个人都应该知道，该软件允许您从输入的数据创建图表。你可以用一整页的篇幅来展示线条图、条形图或饼状图，向你的老板和客户展示一个巨大的视觉演示。然而，也许你不想一直这么大。您可以在数据集本身内创建更小的图形，称为Sparklines，为您提供紧邻数字的数据的可视化表示。

　　广告

　　为此，您需要在一行的末尾选择一个空单元格，然后选择“Insert”。然后，您可以选择要放入单元格中的Sparkline类型，例如直线或条形。将单元格水平高亮显示到您想要构建图表的位置，它将自动在该单元格中显示一小部分数据。从那里，如果您想要创建Sparkline的其他行，您可以将Sparkline特性拖到其他空单元格中。

　　定制火花线是一件轻而易举的事情。在选择Sparkline单元格之后，你应该会在你的电子表格顶部发现一个标签“Sparkline Color”，一旦你点击这个，你就可以选择改变线条或栏的颜色和宽度。最后，您将拥有一个紧凑的、动态的视觉效果，显示数据如何随时间变化。

　　广告

　　就像一个物理书签可以让你在小说中回到你想要的地方一样，你可以用不同的软件来做同样的事情。您可能知道如何将网页保存为bookpark，这样您就可以毫不费力地从浏览器中找到它，而不必总是键入URL。此外，微软Word还有一个很有用的功能，就是创建书签，这样你就可以找到你上次工作的地方。Excel没有特定的书签功能，但有一个简单的解决方案，这样你就可以轻松地找到重要的单元格。

　　广告

　　您只需要选择您想要定期返回的单元格或组。转到左上角的名称框，告诉您当前指定的单元格。一旦您点击它，您将能够重命名该单元格，以便您可以写入特定的名称。当你完成输入后，按“Enter”或“Return”保存。

　　即使在一个文档中有多个工作表，也可以随时转到名称框并选择要返回的名称。这将立即带你到那些单元格(s)，所以你不必浪费宝贵的时间滚动再次找到它。

　　与Sparklines一样，条件格式是一种更好地可视化地表示数据的方法，这样您就不必花费太多时间来浏览每个数字。选择所有想要组织的数据后，转到Excel页面的顶部，找到一个标签为“条件格式”的选项卡。最上面的两个选项分别是“高亮单元格规则”和“顶部/底部规则”。这允许您确定定位特定数据集所需的参数。

　　广告

　　例如，您可能想要确定哪些值存在于前10%中。你需要在“Top/Bottom Rules”中选择“Top 10%”。从那里，你可以改变颜色，点击“确定”，看看哪些数字在第10个最高的百分位数。

　　你可以用这个功能做很多其他的事情，比如找到任何高于特定数量的数字，或者找到任何高于平均值的东西。在“条件格式”选项卡的其他地方，你可以创建数据条和颜色比例。如果使用数据条形图，每个单元格将得到一个条形图，表示它在给定尺度内的高度。这些条形图主要是作为一种风格上的炫耀，但从长远来看，在给定范围内自动定位数据点可以为您节省很多麻烦。

　　广告

　　无论是好是坏，人工智能都在逐渐融入到各种软件中。这包括微软的产品套件，虽然在一头钻进这个领域之前有些犹豫是很自然的，但有一些方法可以让它在某种程度上对你有利。例如，您可以学习如何使用ChatGPT编写Excel公式，但您也可以直接在Excel中分析数据，而不需要补充程序。

　　广告

　　为此，选择您想了解更多的数据。点击“分析数据”，它会自动为你提供查询列表，以定位趋势或找到更多关于数字的信息。你也可以输入你自己的问题，然后Excel将推断出最好的答案。您可以使用它来确定销售总量或确定一组数字中的平均值。

　　分析数据功能也会自动给你一个数据图表或表格，你可以通过点击“插入数据透视图”直接输入到页面中。无论如何，最好提出明确的问题并选择一个简单的数据集，这样AI就不会搞砸任何事情。

　　Microsoft Excel在组织过去的数据方面非常有价值。然而，你也可以用它来预测未来的销售或其他趋势，通过使用Excel来预测理论上应该发生的事情。为此，你需要制作一个图表，将销售、费用或其他任何东西与特定日期联系起来。一旦你选择了这些数字，转到设置下的“数据”选项卡，点击“预测表”。您可以选择柱状图或折线图，它将创建一个表格，显示数字已经如何变化，同时根据该数据预测未来会发生什么。

　　广告

　　为了获得尽可能准确的预测，您需要使用一致的间隔，例如让值与每个月的第一天相对应。您可以通过包含额外的特性（如置信区间）来进一步定制预测轨迹。这将在还没有硬数据的图中创建另外两条线。它会提供你想要的任何百分比的缓冲，比如10%的误差幅度，以显示未来的数字可能会有多大的变化。

　　当然，微软Excel无法预测未来。有无数的变量可能会影响未来的销售或任何可能对应的数字。您可以尝试通过手动输入某些因素（如季节性）来对此进行调整。如果您知道夏季的销售额往往比其他季节低，则可以通过相应地降低这些未来值来覆盖预测。

　　广告

　　你知道那句老话：没有人是完美的。在输入数据时，无论是手动输入还是从其他可能出错的来源复制和粘贴，都可能出现许多问题。无论如何，您可能会在给定的电子表格中得到重复的条目，这可能会导致平均值，总数或您试图收集的其他内容丢失。您可以学习如何在Microsoft Excel中轻松地查找和删除重复的内容，而不是逐个搜索每个单元格以查看是否有任何不应该出现的内容。

　　广告

　　在“数据”选项卡下，应该有一个简单的“删除副本”选项。您应该已经选择了您的值范围，但将出现一个表，您可以根据需要对其进行自定义。选择“OK”后，它将删除找到的所有重复值。自然，该数字的第一个实例将保持不变，而其他所有内容都消失了。无论如何，手动检查你的工作总是一个好主意，但这些工具可以帮助过滤掉很多，减轻你的压力。

　　当你只需要共享数据时，微软Excel是很好的选择。但是，假设您的工作依赖于整个Microsoft Office套件。在这种情况下，您的职位可能要求您以更易于访问的方式共享数据，例如在Microsoft Word文档中包含数据集。在Word或PowerPoint中创建图表很麻烦，在这种情况下，你能做的最好的事情就是使用Excel的隐藏相机功能简单地拍摄你需要传达的数据。

　　广告

　　您可能需要选择电子表格顶部的“Ellipses”符号。转到“命令不在功能区”，向下滚动直到找到“相机”。从那里，你可以将它添加到你的永久工具栏中，以便在将来需要拍照时轻松找到它。现在，你可以突出显示任何你想要的数据集，然后点击“相机”图标。这将创建一个直接的数字图像，然后您可以将其放入文档或幻灯片中展示您的发现。

　　你甚至可以在Excel中编辑图像的某些特征。从改变颜色到改变透明度，你可以让它看起来像你想要的那样，这样你的演讲就会留下影响。

　　广告

　　在数据可视化方面，微软Excel有很多选择。然而，也许你是一个很难付诸行动的人，直到你看到它就在纸上。你可以利用Excel的快速分析功能，而不是在不同的图表之间来回切换。

　　广告

　　在选择了一个数字范围之后，您应该会在所选数字的右下角自动看到一个按钮。如果它不在那里，你可能需要按“Ctrl+ q”，一旦你点击标签，它会为你提供各种选项，从格式到Sparklines。你只需将鼠标图标悬停在你想要预览的图标上，它就会显示图表或Sparkline在你的电子表格上的样子。您可能会意识到在每个单元格中设置条会变得太笨拙，所以您选择了不同的方法。重要的是，你可以在包含每个选择之前查看它。

　　最终，它允许您将数据从云导入到工作电子表格中。这允许您访问其他Excel工作簿或其他文件类型（如CSV），以获取所需的所有数据。一旦进入Excel文件，你就可以根据自己的需要对其进行修改，Power Query最有利的一点是，原始文件仍然保存在云端，不会发生变化。

　　广告

　　Power Query对于将多个文件合并到单个源中也很有用。例如，假设你是一个在几个不同地点的企业主。也许你想比较一下你所有商店上个月的销售情况。你可以通过云访问这些数据，并将它们合并到一个文件中，这样你就可以更容易地比较数据、创建图表或做任何你想做的事情。

　　还有许多其他的特性可以利用，所以使用它看看你能做些什么。

　　没有必要在Excel中写出或复制粘贴每一件小事。有各种各样的工具可以大大简化组织。例如，您应该学习如何在Microsoft Excel中按字母顺序排列数据，在选择要按字母顺序或倒序重新排列的项目后选择“排序”功能。Excel还提供自动列表选项，所以如果你想按星期组织数据，你只需要输入“星期一”。从那里，您可以垂直拖动单元格，使其每隔一天自动插入一次。

　　广告

　　但是，您可能经常使用Excel不提供的另一种类型的列表。你可以通过点击“文件”和“选项”来创建你自己的自定义列表格式。在“高级”选项卡下，你应该会发现一个标签为“编辑自定义列表”的按钮。从这里，您可以通过每次键入您想要的值来创建一个全新的列表格式。你可以随心所欲地输入，在每个单元格之后点击“Enter”来指定一个新的单元格。一旦创建了自定义列表，就可以像创建星期几示例一样执行相同的操作。键入第一个条目后，将其向下拖动以自动将所有其他值放入列中。

　　有了所有这些隐藏的Excel功能，你可以花更少的时间在电子表格上，更多的时间做其他任务。知道如何做到这一切意味着你可以在你的简历中将“微软Excel”列为一项技能，并且是真心实意的。

　　广告